İnsan Kaynakları İşlemlerinin RPA İle Otomasyonu

Robotik Süreç Otomasyonu, kısaca RPA (Robotic Process Automation), birçok sektörde iş dinamiklerini ve iş süreçlerini değiştirdi. Özellikle kaynak verimliliği ve zaman yönetimi konularında şirketlere büyük avantajlar sunan Robotik Süreç Otomasyonu, İK alanında da kolaylıkları beraberinde getirdi.

Robusta RPA, İK operasyonlarında sıkça tekrarlanan ve yüksek hacimli işlemlerin yazılım robotları tarafından hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.

Yeni işe alımlar, bordro işleme, sosyal yardım kaydı ve raporlama gibi manuel ve tekrarlayan işlemler Robusta RPA yazılım robotları ile hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilir.

• Özgeçmiş Filtreleme
• Teklif Mektupları
• Hızlı Belge Doğrulama
• Yeni Personelin Sisteme Dahil Edilmesi

• Gider Yönetimi
• Çalışan Veri Yönetimi
• Bordro Yönetimi
• İşten Çıkış Yönetimi

• Performans Yönetimi
• Veri Güvenliği
• Anket ve Analiz Raporları

Yeni bir kullanıcı hesabının oluşturulması, e-posta adresi tanımlanması, ekipman temini, erişim ve yan hakların oluşturması gibi işlemler farklı sistemler üzerinden yapılacağı için bu sürecin oldukça dikkatli bir şekilde yapılması gerekir.

Süreçte oluşabilecek insana bağlı her bir aksilik işe yeni başlayacak personelin motivasyonunu olumsuz yönde etkilenmesine neden olabilir. Bu noktada İK personellerinin işini kolaylaştıran RPA botları, işe alım süreçleri için bir şablon oluşturur ve belge-dosya takibini bir noktada toplar.

Ayrıca kimlik bilgileri ve yeni çalışana gönderilecek belgeler konusunda önceden belirlenmiş kriterlere göre kararları uygular. Bu sayede, çalışanın işe giriş işlemleri sorunsuz ve eksiksiz olarak tanımlanır ve işe adaptasyon süreci gözle görülür şekilde hızlanır.

Özellikle saha çalışanlarının giderlerinin takibinin manuel olarak yapılması beklenmedik sorunlara neden olabilir. Geç gönderimler, eksik makbuzlar ve net olmayan gider talepleri gibi nedenler, uyumluluk raporlaması ve çalışan memnuniyeti üzerinde olumsuz etki yaratabilir. Bu sebeple, bireysel harcamaların şirket kurallarına ve harici harcama düzenlemelerine göre çapraz kontrol edilmesi için giderek daha fazla yazılım robotu IK departmanları tarafından kullanılıyor. 

Önceden belirlenen kurallar doğrultusunda çalışan robotlar,, çapraz kontrol sayesinde hiçbir veriyi atlamaz ve gider yönetimi konusunu İK personelleri için bir kabus olmaktan çıkarır. 

Özellikle uzun süreli İK yapılarında insan kaynakları verilerinin organize edilmesi ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi zorlaşabilir. Gereken veriye istenilen sürede ulaşamayan İK personelleri, hem bireysel iş verimliliğinde hem de iş süreçlerinde düşüş yaşayabilir. 

Bu noktada devreye giren RPA botları, İK profesyonellerinin mevcut ve eski çalışanların, tedarikçilerin, işe yeni alınanların ve açık pozisyonlara başvuranların verilerini etkin bir şekilde yönetmesine olanak tanır. 

Çalışan verileri, kritik bilgilerin yanı sıra bordroları da içerdiğinden, farklı sistemler ve veritabanları ile departmanlar arasında tutarlı, düzenlenmiş eylemler gerektirir. Veriler botlar tarafından yönetildiğinde, birden fazla sistem arasında veri uyumluluğu sağlanır, yanlış veri girişi riski azaltılır ve verilerin düzenli olarak güncellenmesi sağlanır. 

Çalışan Veri Yönetimi başlığında da söz ettiğimiz gibi bordro girişleri, İK personelleri için oldukça zaman alıcı işlemler olabilir.. Veri girişlerinin yanı sıra yüksek hacimli ve tekrarlayan bir iş olan Bordro Yönetimi, manuel olarak yapılmayacak kadar kritik bir iş sürecidir. 

Bordro girişleri İK personelleri tarafından manuel olarak yapıldığında, insana bağlı hatalar oluşabilir ve veri bütünlüğü kaybolabilir. Bu tür önemli ve maliyetli hatalardan kaçınmak, doğru verilere sahip olmak, çalışanlara ve tedarikçilere maaş ödemelerinde herhangi bir gecikmeyi önlemek için RPA botları şirketler ve işletmeler için en ideal çözümdür. 

İşe başlatma ve adaptasyon sürecinde olduğu gibi işten çıkışlar sırasında da insana bağlı hatalar sürecin uzamasına neden olabilir. Manuel olarak yapılan girişler hataya açık olduğu gibi İK personellerinin bu gibi durumlarda yaşayabilecekleri verim kaybı da iş süreçlerini aksatabilir. 

Diğer birçok alanda olduğu gibi RPA, bu süreçte de İK personellerinin işlerini kolaylaştırabilir. RPA; işten çıkış belgeleri oluşturma, işten çıkış anketleri yapma, ilgili departmanlara ve kişilere bildirim gönderme, sistem erişimini iptal etme ve hesap kapatma gibi görevleri otomatikleştirerek daha iyi organize edilmiş bir işten çıkış süreci yaratabilir.

Kurumsal yapının korunması ve buna bağlı uyumlulukların devamının sağlanması, herhangi bir kuruluştaki en önemli İK işlevlerinden biridir. Sıkı iş yasaları ve diğer düzenlemeler, şirketlerin hatasız ve sorunsuz bir şekilde uyumluluğa öncelik vermesini gerektirir. Bununla birlikte kurumsal düzeyde sürekliliğin sağlanması, her ayrıntının kapsamlı bir şekilde analiz edilmesine bağlıdır. 

Bu süreçler, günün sonunda İK personellerinin çok fazla zaman harcamasına neden olur. Kurumsal yapının sürdürülebilirliği için RPA kullanılması yalnızca iş süreçlerini hızlandırmakla kalmaz. Aynı zamanda, tüm süreç yazılım botları tarafından kontrol edildiğinden süreçteki gecikmeler ve insan hataları en aza indirilir. Böylece, sürecin genel doğruluğu artırılır ve yapının sürekliliği kendiliğinden sağlanmış olur.

Çeşitli sektörlerdeki  kuruluşlar, performans yönetim sistemlerini yeniden değerlendirmek için İK’da RPA kullanımının yollarını sürekli olarak araştırıyor. RPA, teşvik hesaplamalarından ve ödüllerin belirlenmesine kadar hedeflerin belirlenerek, İK departmanlarının kurumsal verimliliği yüksek tutmasını kolaylaştırır. 

RPA sistemlerine bağlı olmayan yapılarda bu süreçler son derece uzayabileceği gibi verilerin birbiriyle tutarlı olmaması gibi durumlar da oluşabilir. Bu durumda çalışan ve kurum arasındaki güven dengesine zarar verebilir ve orta-uzun vadede farklı sorunların oluşmasına neden olabilir. 

Zaman alıcı ve tekrarlayan süreçleri ortadan kaldıran RPA,  performans yönetimi sürecini çok daha verimli, hatasız ve daha hızlı hale getirir.

Yoğun iş temposu arasında çalışanların devamlılıklarını takip etmek zorlaşabilir. Bu durum, özellikle büyük ölçekli yapılarda daha da güç bir hal alırken çalışma zamanı kayıtlarının takibini kritik bir hale getirir. İK personellerinin bu süreçleri geleneksel metotlarla gerçekleştirmesi, veriler arasında tutarsızlığa sebep olacağından bu alanda RPA kullanımının önemi hiç olmadığı kadar artar. 

RPA; çalışan verileri ve çalışma süresi kayıtlarını ve raporlarını karşılaştırarak olası tutarsızlıkları İK profesyonelleri ile paylaşır. Bu sayede iş sürecindeki düzensizliğin önüne geçilebilir. 

Özellikle pandemi döneminde çalışanlar, umulmadık zamanlarda hastalığa bağlı olarak devamsızlık yapabiliyorlar. Bu tarz durumlarda iş süreçlerinin aksamaması ve hızlıca aksiyon alınması adına RPA botlarından gelecek raporlar büyük öneme sahiptir. 

Mevcut ve geçmiş çalışanların, stajyerlerin ve adayların verilerini güvenli bir şekilde yönetmek IK personelleri için kimi zaman zor bir işe dönüşebilir. Saklanması gereken bilgilerin çeşitliliği (Kişisel bilgiler, Bordro, sosyal haklar, beceriler, sözleşmeler ve daha fazlası) bu olası sorunu oldukça karmaşık bir hale sokabilir. Çalışan için kabus olabilecek bu tarz işler RPA ile hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlanabilir. 

Otomasyon, yalnızca 7/24 büyük hacimli verilerle kolayca ilgilenmekle kalmaz, aynı zamanda hataları ortadan kaldırır ve güvenlik gereksinimleriyle uyumlu kalır. Bu sayede elinizdeki kritik verileri güvenli bir şekilde korumaya devam edebilirsiniz. 

Akıllı kararlar almak için doğru formatta verilere ihtiyaç duyulduğundan, raporlama İK için çok önemli ve bir okadar dazaman alıcı bir iş haline gelebilir. Düzenli olarak anket ve şirket raporlarına ait verileri ve analizleri manuel olarak oluşturmak ve güncellemek için kolayca saatler harcanabilir. 

Ayrıca bu tarz çalışmaların manuel olarak yapılması da beraberinde hatalar yaratabilir. Bu durum da şirket ve kurumların yanlış bir karar almasına ve maddi-manevi kayıplar yaşamasına neden olabilir. 

Buna karşın RPA ile raporların analiz edilmesi bu durumu tamamen tersine çeviriyor. RPA, Farklı dahili ve harici kaynaklardan şirket analizlerininin ve anketlerinin otomatik olarak taranmasını ve oluşan raporların daha tutarlı olmasını sağlar. ​​İK personellerinin zaman kayıpları ortadan kalkar. 

RPA ile IK yönetiminde uzun vadeli kararlar daha sağlıklı alınır, kurumsal yapı güçlenir ve günün sonunda şirket ve kurumların iş süreçleri sorunsuz bir şekilde işlemeye devam eder.