Robotik Süreç Otomasyonu çalışanların dijital sistemler ile gerçekleştirdiği hacimli ve tekrara dayalı iş süreçlerinin otomatikleştirmek için kullanılan bilgisayar yazılımlarıdır. Bu sayede işverenler maliyetten kar elde eder, tekrarlanan iş otomatize olduğu için hata payı ortadan kalkar ve çalışanlara geriye kalan işlere daha verimli vakit ayırma imkanı sunar.

Özellikle son dönemde kurumlar rekabet avantajı yakalayabilmek için maliyetleri düşürmek amacıyla robotik süreç otomasyon (RPA) çözümlerini de dijital dönüşüm ajandalarının başına almakta, ancak kurumsal süreçlerini bu sayede otomatik hale getirerek sadece maliyet avantajı sağlamakla kalmayıp aynı zamanda işlerini kolaylaştırarak çalışanlarının katma değeri yüksek diğer işlere ve müşterilere yönelmesini sağlamaktalar. Böylece direkt bakıldığında her ne kadar sadece maliyet avantajı gibi gözükse de RPA çözümleri aslında kurumların farklılaşma stratejilerine de hizmet etmektedir.

Bir diğer yandan karar verme mekanizmalarında yapay zeka kullanımına teknolojik olarak bir köprü vazifesi de görerek yine kurumların farklılaşma stratejine büyük bir katkı sağlamaktadır.

 

Kavramsal olarak “iş gücü sanallaştırması” olarak da tanımayabileceğimiz robot süreç otomasyonu özellikle kural tabanlı ve tekrarlayan yüksek hacimli işlemlerde doğası gereği hem kolaylıkla otomatikleştirme imkanı tanıyarak süreçleri hızlandırır hem de yüksek kalitede çıktı verir. Böylece performansı çok daha yukarı seviyelere çekmeye imkan tanır.

Diğer yandan kurumların uzun süreden beri kullanmakta oldukları eski sistem ve uygulamaların yeni teknolojilerle olan bağlantılarındaki entegrasyon ihtiyacını ortadan kaldırarak kurumların daha çevik çalışmasını imkan vererek büyüme hedeflerini destekler. Oldukça yoğun bir şekilde işlerinin büyük bir kısmının tekrarlı, uzun, sıkıcı ve manuel back-office işlemlerden oluşan sigortacılık sektörünün bu bağlamda karşılaştığı en büyük zorlukları üç ana başlık altında toplayabiliriz:

Manuel veri girişleri

Manuel yapılan girişler ( örneğin teklif göndermek, hasar dosyası açmak gibi süreçlerde) sadece yorucu ve zaman alıcı değil aynı zamanda hata yapmaya da elverişlidir.

Eski sistem ve uygulamalar

Bir kısım uygulamalardan dolayı eski uygulama ve sistemlere bağımlı halde olmak, yeni bir CRM, ERP gibi çözümlerin devreye alınması istendiğinde entegrasyon ciddi bir sıkıntı haline gelmektedir.

Mevzuata uyumluluk

Sigortacılık alanında sık değişen mevzuatlar zaman zaman kurumların süreçlerini yeniden düzenleme ihtiyacı doğurmaktadır. Oluşabilecek uyumsuzluklar da gerek finansal gerekse operasyonel olarak olumsuz sonuçlara neden olmaktadır.

Riziko kabulü

Sigortacılık sektörünün karlılığındaki en büyük kriter kişiyi tanımak ve riski iyi belirlemektir. Örneğin bir hayat sigortası tekliflendirmek için bu verilere erişim 3-4 hafta sürebilir. RPA, risk bileşenlerine (örneğin kişiye ait veriler: maaş, yaş, eğitim durumu, ehliyet süresi, sağlık bilgileri vb.) ulaşmak amacıyla farklı kaynaklara (hastaneler, diğer sigorta şirketleri, lokal sistemler vb.) erişerek verilerin toplanarak teklif üretilmesi konusunda destek sağlar.

Hasar dosya yönetimi

Sigorta şirketlerinin karlılığını en fazla etkileyen temel süreçlerden biri olan hasar dosya yönetimindeki farkı kaynaklardan bilgilere erişilip derlenmesindeki manuel süreçler RPA ile yürütülerek hem harcanan zamanı en az %50 azaltılır hem de olası insan hataları ortadan kaldırılır. Böylece süreç verimli ve doğru bir şekilde yürütülmüş olur. Örneğin, anlaşmasız sağlık kuruluşlarından gelen dosyaların sisteme girilmesi, çağrı merkezleri üzerinden dosya açılması ve güncellenmesi gibi.

Başvuru süreçleri ve poliçe iptalleri

Başvuru süreçlerinde RPA çözümü konumlandırılarak yarı sayıdaki personel ile süreçte 40% iyileştirmelere gidilebilir. Poliçe iptallerinde ise mevcut sürecin üçte biri kadar bir zaman diliminde ve dokuzda bir personel eforuyla iptal süreçlerini fark edilebilir bir şekilde iyileştirir.

Manuel veri girişi

Teklif üretilmesi gibi yoğun bir şekilde veri girişi gerektiren işlemlerin hatasız ve hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Ölçeklenebilirlilik

Sigorta şirketlerinde özellikle yılın son üç ayında dönemsel bir yoğunluk olmaktadır. Bu gibi yoğun dönemlerde süreçlere koşulan RPA aktif robot sayısı ihtiyaca göre azaltılabilir ya da artırılabilir olduğundan dolayı ölçeklenebilirliliği mümkün kılar.

Eski uygulamalardaki kullanım

Sigorta şirketlerinin kullandığı uygulamaların bir kısmı eski sistem ve bunların üzerinde koşan uygulamalar üzerinden yürümektedir. Ön yüzlerde yapılan bir değişiklik backende kadar dokunan tüm süreci değiştirmek ciddi bir entegrasyon ya da manuel olarak müdahale gerektirir. RPA çözümü kullanılarak yazılım geliştirme yetkinliği olmayan bir çalışan tarafından revize süreçler kolaylıkla hayata geçirilebilir.

Yeni teknolojilerle mevcut sistemlerin bir arada kullanılması

Zaman alıcı ve tekrarlı işlemlerin daha kolay hale getirilmesini sağlayan görüntü sınıflandırma, metin analitiği gibi yeni teknolojilerin hasar dosya yönetim süreci gibi mevcut süreç ve sistemlere sorunsuz ve kısa sürede kolaylıkla entegre edilmesine yardımcı olur.

Mevzuata uyumluluk

Sürekli değişen mevzuatlara uyumluluk süreçlerde değişikliklere neden olmaktadır. Bu değişiklikler geliştirme, test, hayata geçirilme darken hem zaman almakta, hem de maliyet unsuru olmaktadır. Sürecin yenilenmesi ya da değiştirilmesi gereken kısımlarında RPA kullanılarak bu maliyetten kurtulmanın yanı sıra hem daha çevik ve esnek bir yapı oluşturulur, hem de pazara sürüm süresi kısaltılır.

Özetle;

RPA kullanımı sigortacılık sektörünün otomasyonunda önemli bir rol oynamakta, üretimden hasara, tahsilata kadar sektör dinamiklerinin bir parçası olan yüksek hacimli, uzun ve tekrarlı işlemlerin kısa sürede ve kolaylıkla tamamlanmasına imkan tanımaktadır. Yazılım robotları ve yapay zeka ile kurgulanan süreçler gerek zaman gerekse efor ve verimlilik anlamında giderek çok daha başarılı seviyelere çıkmaktadır

Sektör böylece RPA uygulamalarıyla, yakın zamanda çok daha fazla değişiklikler yaşayacak olup, sadece iş yükü ve operasyon maliyetinin düşmesi değil müşteri memnuniyetini de üst seviyelere çekmede başarılara tanıklık edecektir. Ancak.buradaki dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, kurumların RPA çözümünü, vizyon, süreç ve yetkinliklerindeki eksiklik ve yetersizliklerine bir can simidi olarak görmek yerine operasyonlarını destekleyen bir bileşen olarak kabul etmeleri ve dijital dönüşüm stratejilerini daha geniş bir bakış açısıyla değerlendirmeleridir.