RPA Nedir?

RPA Nedir, Ne Tür Faydalar Sağlar?

RPA, yani Robotik Süreç Otomasyonu ile günümüz iş dünyasını daha verimli hale getirmenin hızlı ve güvenli yolunu keşfedin.
Eğer bilimkurgu temalı bir romanın kahramanlarından biri olsaydık, sabah uyandığımızda kendimizi bir robot olarak bulabilirdik. Gerçek hayat ise çok farklı görünmekle birlikte aslında değil. Günümüzde pek çok beyaz yakalı, standart iş görevleri arasında bulunan verileri derleme ve rapor oluşturma gibi süreçleri adeta bir robotmuş gibi düzenli olarak tekrarlamakta. Her gün açılan aynı ekranlar, belki değişen bazı sayısal değerler, belirlenmiş formatta derlenen raporlar ve bunların gönderilmesi. İşte tüm bunlar kendinizi bir robot gibi hissetmenize yol açarken, veriminizi düşürerek işinize sağlayacağınız faydayı da azaltmakta.

RPA çalışanların üstündeki yükü alarak hem zaman tasarrufu sağlıyor hem de iş süreçlerini hızlandırarak işletmelerin verimliliğini yükseltiyor.

Ama teknoloji yukarıdaki senaryoyu ortadan kaldıracak kolaylıkları da beraberinde getiriyor. Robotic Process Automation, yani Türkçe ifadeyle Robotik Süreç Otomasyonu, beyaz yakalı çalışanların üstündeki yükü alarak hem zaman tasarrufu sağlıyor hem de iş süreçlerini hızlandırarak işletmelerin verimliliğini yükseltiyor. Peki nedir bu teknoloji ve işletmeniz için uygun mu?

RPA Nedir?

Günlük görevleriniz arasında kendini tekrarlayanlar mutlaka vardır. Belirli bir tarihte ya da saatte verileri toplamak, bu verileri derleyerek belirli sonuçlara ulaşmak, ulaşılan sonuçları raporlamak ve ilgili kişilere, yöneticilerinize iletmek. Tüm bunlar beyaz yakalı iş dünyasının monoton, ama gerekli rutinleri arasındadır.
Bununla birlikte verilerin tutulduğu, yenilerinin eklendiği yerler, yani uygulama, veritabanı ve dosyalar belirlidir. Küçük bir otomasyon adımıyla bu veriler toplanabilir, aynı veriler karşılaştırılarak, analiz edilerek istenilen formatta raporlar oluşturulabilir, ardından yine otomatik olarak ilgili kişilere e-posta ya da farklı bir yolla iletilebilir. Tüm bu süreçler kendi içinde bir standarda sahiptir. Yani, bir insan müdahalesine gerek kalmadan bir yazılım robotu tarafından da idare edilebilir. İşte RPA, bu noktada devreye girer ve süreçlerinize uyumlu bir şekilde kurgulanarak tekrarlayan bu süreçleri sizin yerinize gerçekleştirir.

RPA Nasıl Çalışır?

RPA ile devreye alınan yazılım robotları nasıl çalışır? Kısa yanıt: “Bir insan gibi!”. Tıpkı şirketin bir personeli gibi belirlenmiş saatlerde ilgili sistemlere, uygulamalara ve verilere erişir; tıpkı bir personel gibi bu verilerden çeşitli raporlar oluşturur ve bunları ilgili kişi ya da sistemlere yönlendirir.
Teknik açıdan baktığımızda ise RPA için hizmet aldığınız kurum, sürecin başında size uygun bir robot geliştirir. Bu robot, sizin mevcut iş akışlarınızda bir değişiklik yapmanıza gerek kalmadan tamamen uyumlu bir şekilde görevleri üstlenir ve rutin, tekrarlayan süreçlerin tamamlanmasını sağlar. Bunu yaparken mesai saatlerinden bağımsız da hareket edebilir. Örneğin, mevzuat gereği gece 00:05’de bir önceki günün verileri toplanıp değerlendiriliyor olabilir. Robot, tam da o dakikada devreye girerek verileri toplamaya başlar ve belirlenmiş çıktıları oluşturur. Bunu yaparken bir kahve ya da yemek molası verme ihtiyacı da hissetmez. Tüm işlemleri tamamladıktan sonra bir sonraki günün görevleri için hazır bir şekilde saatini bekler. Personeliniz ve yöneticileriniz sabah işe gelip mesailerine başladığında ilgili raporlar çoktan hazırlanmış ve ekranlarındadır.

RPA için hizmet aldığınız kurum, sürecin başında size uygun bir robot geliştirir. Bu robot, sizin mevcut iş akışlarınızda bir değişiklik yapmanıza gerek kalmadan tamamen uyumlu bir şekilde görevleri üstlenir ve rutin, tekrarlayan süreçlerin tamamlanmasını sağlar.

RPA Kullanım Alanları

Günlük yaşamımızda nasıl fırından ekmek almak, marketten süt almak gibi rutinlerimiz varsa iş yaşamında da benzer adımlar vardır. Bu, yasal zorunluluk gereği günlük ürün satış adetlerinin ilgili regülatör kuruma bildirilmesi olabileceği gibi, yöneticilerin durum değerlendirmesi için standart raporları incelemesi de olabilir.
RPA’in kullanılabilirliği için önemli olan hangi sektörde hangi işin yapıldığı değil, o işin düzenli, tekrarlayan süreçlere sahip olup olmadığıdır. Muhasebe için günlük mutabakat, insan kaynakları için personel işe giriş çıkış saatlerinin takibi ya da bir market zinciri için stok durumu… RPA robotları, sektör bağımsız her alanda kullanılabilir.
RPA’dan fayda sağlayan iş birimleri arasında satış ve pazarlama, müşteri hizmetleri, hukuk, finans ve muhasebe, insan kaynakları, bilgi teknolojileri ve tedarik zinciri gibi çok sayıda bölüm yer alır. Her bir birim, RPA’yı onlarca farklı alt görev için devreye alabilir. Nokta atışı geliştirilen RPA robotları bu sayede maksimum faydaya giden yolu açar.

5 Başlıkta RPA’nın Faydaları

deadline-icon1

Hız & Zaman

Uygulandığı tüm süreçlerde zaman tasarrufu sağlar
personal-icon

Personel

RPA öncesi bu işlemlerle ilgilenen personel kuruma farklı alanlarda fayda sağlayabilir hale gelir
touch-icon

Dijital dönüşüm

Mevcut uygulamalar iyileştirilir ya da ileride devreye alınacak dijital dönüşüm uygulamalarına zemin hazırlanır
data-analysis-icon

Veri değeri

Kurum, sahip olduğu verileri daha etkin bir şekilde kullanmaya başlar
process-icon

Standartlar

RPA uygulanan tüm süreçler bir standart üzerinden işlemeye başlar.
Bu, karşılaştırma ve ileriye yönelik daha doğru projeksiyonlar yapılmasına yardımcı olur.

RPA Süreçleri Nelerdir?

RPA süreçleri adım adım ilerleyen bir çeşit zincirden oluşur. Öncelikli ve ilk adım, sürecin sağlıklı işlemesi için veri toplamadır. Sistemi devreye alma öncesinde toplanacak veriler için veri kaynağı belirlenir ve hangi verilerin değerlendirileceği belirlenir. Robusta RPA robotları, modern ve geleneksel pek çok uygulamadan veri alımı yapabilir. Bunlar arasında çeşitli web siteleri, portaller, veri tabanları ile PDF, MS Excel, XML gibi formatlarla kaydedilmiş dosyalar bulunur.
Elbette RPA’nın misyonu sadece verileri bir yerden alıp başka bir yere aktarmak değil. Birden fazla kaynaktan veri toplayabilen RPA robotları, bu sayede çok daha kompleks bir yapıdan maksimum faydayı elde edecek bilgiler edinmenize yardımcı olur.
Sürecin sağlıklı bir şekilde yürüyebilmesi için toplanan verilerin doğrulanması da gerekir. Robotlar bu aşamada da devreye girerek gerekli doğrulamayı sağlar. Bu doğrulama yeteneği yalnızca verinin kendisiyle sınırlı değildir, örneğin fotoğrafın da yüklendiği bir form üzerinde farklı kaynaklardan yapılacak ek bir doğrulama, işe alım gibi süreçlerde insan kaynaklarına artı değer olarak geri döner.
Sürecin bir sonraki aşamasında verinin işlenerek ilgili raporun hazırlanması yer alır. Robotların kurguya uygun şekilde gerçekleştirdiği bu uygulamanın ardından belirlenmiş formata uygun raporlar hazırlanır ve ilgili yetkililere gönderimi gerçekleştirilir.

RPA Hedeflerinize Ulaşmanızı Nasıl Kolaylaştırır?

RPA kullanımının en önemli avantajı kuşkusuz zaman tasarrufudur. Daha önce aynı süreçleri yöneten bir personel, verinin toplanması, değerlendirilmesi, kontrolü, raporlaması ve gönderimi derken saatlerini bu işe ayırmak zorunda kalabiliyordu. RPA robotları, tüm bu süreci otomatize ederek ciddi ölçüde hızlandırır.
Ayrıca personelin yapabileceği, yanlış sayı girilmesi gibi olası hataların da önüne geçilmiş olur. Aynı personel farklı işlerle ilgilenebilir hale gelir. Böylece hem çalışan verimliliği hem de şirketin operasyonel verimliliğinde önemli artış sağlanır.