Dijital dönüşüm, iş dünyasının kalıcı bir parçası haline gelirken, şirketler rekabet avantajı elde etmek ve operasyonel verimliliklerini artırmak için yeni teknolojilere yöneliyor. Chatbot ve Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), bu teknolojilerin başında geliyor. Birlikte kullanıldıklarında, iş süreçlerinde büyük bir dönüşüm sağlıyorlar. Chatbot ile RPA’nın güçlü otomasyon becerilerini birleştirmek, müşteri hizmetlerinden iç operasyonlara kadar birçok alanda yenilikçi çözümler sunuyor.

Chatbot ve RPA Nedir?

Chatbotlar, yapay zeka (AI) ve doğal dil işleme (NLP) teknolojileri sayesinde kullanıcılarla yazılı veya sözlü iletişim kuran dijital asistanlardır. Müşteri taleplerini hızlıca yanıtlar, rutin bilgi taleplerini karşılar ve çeşitli işlemleri başlatır.

RPA, tekrarlayan manuel süreçleri yazılım robotları ile otomatize eden bir teknoloji olup, özellikle veri girişi, fatura işleme, envanter yönetimi gibi süreçlerde etkili çözümler sunar. RPA, iş akışlarını daha verimli hale getirir, hataları minimize eder ve zaman kazandırır.

Chatbot ve RPA’nın Bir Arada Kullanımı Chatbot ve RPA ayrı ayrı son derece güçlü araçlar olmakla birlikte, birlikte kullanıldıklarında çok daha geniş bir kullanım alanında önemli bir verimlilik sağlarlar. Chatbot, kullanıcıların sorularını yanıtlamak ve taleplerini toplamak için ön cephede yer alırken, RPA arka planda bu talepleri işleyip otomatik süreçlerle sonuçlandırır. Bu ikili, birçok iş sürecini hızlandırıp iyileştirir.

Chatbot ve RPA Entegrasyonunun Avantajları:

- Kesintisiz Müşteri Hizmetleri: Chatbotlar, müşterilerle 7/24 iletişim kurabilirken, RPA süreçleri hızla otomatikleştirir. Örneğin, bir müşteri ürün siparişi vermek istediğinde, chatbot bilgileri toplar, RPA ise siparişi sisteme girer ve takip sürecini başlatır. Bu kombinasyon, müşterilere hızlı ve doğru hizmet sunar.
- Zamandan ve Maliyetten Tasarruf: Chatbot ve RPA’nın birlikte kullanılması, operasyonel süreçleri hızlandırarak insan kaynağının daha stratejik işlere yönlendirilmesini sağlar. Örneğin, bir chatbot çalışanlardan izin taleplerini toplarken, RPA bu talepleri onay sürecine sokar ve gerekli birimlere yönlendirir. Bu şekilde, manuel iş yükü büyük ölçüde azalır ve süreçler hızlanır.
- Hataların Minimize Edilmesi: RPA, süreçlerdeki insan hatalarını ortadan kaldırma kapasitesine sahiptir. Chatbot ile birlikte kullanıldığında, talep edilen işlemler eksiksiz ve hatasız bir şekilde yürütülür. Örneğin, bir müşteri chatbot aracılığıyla fatura sorgulama talebi oluşturduğunda, RPA arka planda bu verileri hızla işleyerek hatasız bir sonuç sunar.
- Çok Kanallı Kullanım: Chatbotlar, farklı platformlarda (web siteleri, sosyal medya, mobil uygulamalar vb.) kullanıcılara hizmet sunabilir. RPA ile entegre edildiğinde, bu kanallar üzerinden toplanan veriler ve talepler hızla işlenir. Böylece, farklı kanallardan gelen müşteri talepleri kesintisiz bir şekilde çözüme kavuşturulur.
- Aday İletişimi: Adaylarla düzenli ve tutarlı bir iletişim kurmak, olumlu bir aday deneyimi yaratır. RPA, adaylara otomatik olarak e-posta gönderebilir, süreç hakkında bilgilendirmeler yapabilir ve gerekli belgeleri talep edebilir.
- Verimlilik Artışı: Chatbot ve RPA, süreçlerin daha hızlı ve verimli ilerlemesini sağlar. Özellikle büyük ölçekli şirketlerde, manuel süreçlerin yerini bu teknolojiler aldığında, işlerin çok daha az zamanda tamamlandığı görülür. Örneğin, bir banka müşterisi kredi başvurusu yaptığında, chatbot bilgileri toplar ve RPA bu bilgileri bankanın kredi değerlendirme sistemine entegre ederek süreci hızlandırır.

Örnek Senaryo: Chatbot ve RPA Entegrasyonu ile İzin Talep Süreci

Bir şirkette çalışanların izin taleplerinin manuel olarak yönetilmesi genellikle zaman alıcıdır. Bu süreci dijitalleştirmek ve hızlandırmak için chatbot ve RPA kullanımı idealdir. İşleyiş şu şekilde gerçekleşir:

Adım 1: Çalışan, izin talebini chatbot’a iletir. Örneğin, “25-30 Eylül tarihleri arasında yıllık iznimi kullanmak istiyorum” gibi bir mesaj gönderir.
Adım 2: Chatbot, çalışanın talep ettiği tarihleri otomatik olarak tanımlar ve izin talebi formunu doldurur. Aynı zamanda, çalışanın izin hakkının olup olmadığını da sisteme sorar.
Adım 3: RPA devreye girerek, bu bilgileri insan kaynakları sistemine entegre eder. Talep edilen tarihlerde çalışanın izninin uygun olup olmadığını kontrol eder.
Adım 4: Uygun olduğu durumlarda RPA, izni onay için ilgili yöneticilere iletir. Yönetici onayladığında, çalışan ve insan kaynakları otomatik bir e-posta bildirimi alır.
Adım 5: İzin onaylandığında, RPA aynı zamanda çalışanın takvimine bu izni otomatik olarak ekleyebilir ve yöneticilere ilgili departmanlarda yer alacak eksikliği bildirir.

Bu basit ama etkili senaryo, bir şirketin iş akışını hızlandırmakla kalmaz, aynı zamanda hem çalışan hem de yönetici tarafındaki iş yükünü hafifletir.

Chatbot ve RPA Entegrasyonu ile Geliştirilebilecek Diğer Süreçler

Chatbot ve RPA entegrasyonu sadece izin süreçleri ile sınırlı değil, pek çok farklı iş sürecinde de kullanılabilir. İşte bazı örnekler:

Müşteri Şikayet Yönetimi: Müşteri şikayetleri chatbot tarafından toplanır, RPA ise şikayetin detaylarını ilgili departmana yönlendirir ve çözüm sürecini başlatır. Böylece müşterilere hızlı geri dönüş sağlanır.
Fatura İşleme: Bir chatbot, müşteri fatura sorgulama taleplerini toplar. RPA, fatura bilgilerini veri tabanından çekip, müşteriye yanıt olarak chatbot üzerinden iletir. Aynı zamanda, RPA fatura işleme sürecini tamamen otomatize ederek insan hatasını minimuma indirir.
Satış Raporlama: Satış ekipleri chatbot’a satış raporu taleplerini iletebilir. RPA, gerekli verileri satış yönetim sistemlerinden çekerek anında bir rapor oluşturur ve ilgili kişilere gönderir. Bu, özellikle büyük veri setleriyle çalışan şirketler için oldukça verimlidir.
Stok Yönetimi: Üretim sektöründe chatbotlar, stok seviyeleri hakkında sorgulama yaparken, RPA bu sorgulara dayalı olarak stokta azalan ürünler için otomatik sipariş verebilir. Böylece stok yönetim süreci tamamen otonom hale gelir.
Personel Bilgi Güncelleme: Bir çalışan chatbot aracılığıyla kişisel bilgilerini (adres, telefon numarası vb.) güncelleyebilir. Chatbot bu bilgileri toplar ve RPA, insan kaynakları sistemlerinde gerekli güncellemeleri yapar.

Chatbot ve RPA’nın İş Dünyasına Katkıları

Chatbot ve RPA entegrasyonunun iş dünyasına olan katkılarını birkaç temel başlık altında özetlemek gerekirse:

Daha Hızlı ve Hatasız İş Süreçleri: Chatbotlar, kullanıcılarla anında ve sürekli iletişim kurarken, RPA karmaşık ve tekrarlayan iş süreçlerini hatasız bir şekilde yürütür. Bu, özellikle yüksek hacimli iş yüküne sahip organizasyonlar için son derece faydalıdır.
İnsan Kaynağının Stratejik İşlere Yönlendirilmesi: Rutin işlerin otomatikleştirilmesi, çalışanların daha yaratıcı ve stratejik görevlere odaklanmasına olanak tanır. Bu, organizasyonların verimliliğini artırır.
Müşteri Memnuniyetinde Artış: RPA, şirketler için değerli veriler toplar ve bu verileri kullanarak süreçlerin optimize edilmesine yardımcı olur. Chatbotlar ise müşteri geri bildirimlerini toplayarak pazarlama ve satış ekiplerine önemli içgörüler sunabilir.
Veri ve İçgörü Yönetimi: Üretim sektöründe chatbotlar, stok seviyeleri hakkında sorgulama yaparken, RPA bu sorgulara dayalı olarak stokta azalan ürünler için otomatik sipariş verebilir. Böylece stok yönetim süreci tamamen otonom hale gelir.

Chatbot ve RPA Entegrasyonu ile Geleceği Yakalamak

Chatbot ve RPA entegrasyonu, dijital dönüşüm yolculuğunda şirketlere önemli bir rekabet avantajı sunar. İş süreçlerini hızlandırarak, hatasız hale getirir ve çalışanların daha stratejik işlere odaklanmasını sağlar. Bu teknolojiler, sadece bugünün iş dünyasının değil, geleceğin de temel taşlarından biri olacak. Şirketler, bu entegrasyonu benimseyerek verimliliklerini artırabilir, maliyetlerini düşürebilir ve müşterilerine daha iyi bir deneyim sunabilir.

Robusta olarak, iş süreçlerinizi dijitalleştirmek ve otomatikleştirmek için chatbot ve RPA çözümlerini sunuyoruz. Sizin de işlerinizi geleceğe taşımak için en uygun çözümlerimizi öğrenmek isterseniz, bizimle iletişime geçin!