Süreçlerinizi iyileştirmek için arayıştasınız. RPA ve BPM arasında kararsız kaldınız. İkisini birden kullanmaya ne dersiniz? Bu ikilinin birlikte kullanımı pek çok başarı hikayesini ortaya çıkardı bile.

Süreçleri iyileştirmeye yarayan çeşitli teknolojiler mevcut. RPA, görev odaklı bir süreç iyileştirmesini temel alırken, BPM ise organizasyondaki eksik ve hataları gidermeyi amaçlıyor. Bu iki teknolojinin birlikte kullanımı ise işletmelere önemli faydalar sağlıyor.

RPA nedir?

RPA teknolojisinin amaçları arasında, tekrarlayan görevlerin insan çalışanlardan alınarak yazılım robotları tarafından yerine getirilmesi, bu sayede görev bazlı bir süreç iyileştirme sağlanması vardır. Hangi iş biriminde olduğuna bakmaksızın rutin tüm görevler robotlara tanımlanabilir. Her bir yazılım robotu, başta kurgulanmış yapı çerçevesinde bu rutin görevleri daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilir.

BPM nedir?

BPM, yani Business Process Management ise tüm organizasyonel yapıyı kapsayan bölüm ve kurum bazlı bir iyileştirme için kullanılır. İş Süreçleri Yönetimi olarak da telaffuz edilen bu teknoloji, sahip olduğu altyapı sayesinde genel bir verimlilik sağlar ve geliştirilmeye açıktır. Bütünsel ve yönetim odaklı yapısıyla robotik süreç otomasyonundan farklılaşır.

Robotik Süreç Otomasyonu ve Kurumsal Süreç Yönetimi Arasındaki Farklar

Robotik süreç otomasyonunu en küçük iş birimindeki tek bir tekrarlayan görev için bile uygulamak mümkündür. Bu, basit, düzenli bir raporun oluşturulması bile olabilir. Elbette yazılım robotu sayısını artırarak ya da farklı iş birimlerinin ihtiyaçlarını da karşılayan yeni otomasyonlar uygulayarak kurum içindeki ağırlığını artırmak mümkündür.

BPM, yani kurumsal süreç yönetimi ise tüm organizasyonu masaya yatırma yetkinliğine sahip bir çözüm olarak karşımıza çıkar. Kurumun tüm süreçleri ele alınır, aralarındaki ilişki belirlenir, eksikler ve iyileştirilebilecek noktalar ortaya konulur ve buna uygun yeni bir mimari oluşturulur.

Robotik süreç otomasyonunda faydalar kullanılmaya başlandığı gün alınmaya başlar. Yazılım robotları, belirlenmiş saatlerde hemen o gün devreye girer ve istenilen raporları, belgeleri ya da kontrolleri sağlamaya başlar. Görev odaklı yapısı sayesinde hazırlık süreci oldukça kısadır. Yalnızca birkaç gün içinde tüm yönleriyle planlanıp canlı kullanıma alınabilir.

Kurumsal süreç yönetimi ise daha büyük bir yapıyı ele aldığı için daha kapsamlı bir hazırlık sürecine ihtiyaç duyar. Bu aşamada birimler arasındaki iş bölümü, etkileşim ve kullanılan sistemler arasındaki entegrasyonlar dahil tek tek değerlendirilir.

RPA ve BPM Arasında Sinerji Oluşturun

Bu iki teknolojinin ortak kullanımı çeşitli faydaları da beraberinde getirir. BPM, otomatize iş süreçlerinin tanımlanması, izlenmesi, insan kontrolü gerektiren istisnaların ya da önemli adımların onay için doğru karar vericiye yönlendirilmesini sağlar. RPA botlarını analitik araçlarla birleştirerek büyük ölçekli verimsizliklerin çözülmesine katkı sağlayabilir.

Deloitte tarafından hazırlanan 2020 tarihli Akıllı Otomasyon Raporu, kurumlardaki genel tavrın iki teknolojiyi birlikte kullanma olduğunu ortaya koydu. RPA en popüler otomasyon teknolojisi olmakla birlikte, pek çok kurum, otomasyon çalışmalarını desteklemek için başta BPM olmak üzere çeşitli araçları kullanıyor ya da kullanmayı planlıyor.

Grafik: Deloitte

grafik

7 Maddede BPM & RPA Kullanımının Faydaları

1. BPM, RPA ile Daha Hızlı

Kurumsal süreç yönetimine robotik süreç otomasyonun entegre etmenin en belirgin avantajı hızdır. RPA, BPM mekanizmalarının daha sorunsuz ve etkili bir şekilde çalışmasını sağlar. Genel süreci kolaylaştırmak ve döngüyü hızlandırmak için BPM altyapısının belirli aşamalarında RPA robotları çalıştırılabilir.

2. İşgücünü Yeniden Yapılandırın

RPA robotları, insan çalışanlar üzerindeki önemli bir yükü üstlenir. Bu sayede çalışanlar kurumdaki diğer süreçlere, daha açık bir zihin ve daha yüksek bir moral ile daha fazla ilgi gösterebilir. Artan motivasyon yeni fikirlerin ve projelerin gelişimi için ideal ortam hazırlanmış olur.

3. Sorunsuz Entegrasyon

Kullanımda bir BPM varsa bile RPA entegrasyonu herhangi bir sıkıntı yaratmaz. RPA mikro düzeyde ve görev odaklı bir teknoloji olduğundan BPM’in büyük ve kapsamlı yapısını etkilemez. Bununla birlikte mevcut BPM mimarisinin üzerine yerleştirilebileceği için verimliliğe ek katkı sağlanır.

4. Sonuçları Anında Alın

BPM entegrasyonu, tüm kurumu ve sistemi etkilediği için başlangıçta oldukça sancılı olabilir. Daha uzun vadelidir ama etkisi de buna göre daha büyüktür. RPA kullanımında ise sürecin oluşturulmasını takiben sonuçlar hemen alınmaya başlar. Hangi şirket verimlilikte ölçülebilir artışları hemen görmek istemez ki?

5. Çok Yönlü Uygulanma Potansiyeli

Yazılım robotları veya diğer etkileşimli teknolojiler, basit görevleri yürütmekte iyidir. İdari görevler, muhasebe süreçleri, müşteri hizmetleri, insan kaynakları ve daha fazlası. Kurum içinde RPA ne kadar fazla kullanılırsa BPM’in potansiyeli de o oranda artar.

6. Darboğazları Ortadan Kaldırın

Döngüsel işlemler kimi zaman çeşitli darboğazlar oluşturabilir. BPM, bu darboğazları giderebilmek için gerekli altyapıya sahiptir ve genel işleyişi de iyileştirmiş olur.

7. Sonuçları Anında Alın

API’ler, BPM sistemlerinin sorunsuz çalışmasına yardımcı olan araçlardır. Tekrar tekrar kullanılan API’leri devreye almak için robotik süreç otomasyonundan faydalanmak BPM sisteminin etkinliğini de artırır.