RPA Teknolojisi Nasıl Çalışır?

RPA teknolojisinin arka planında özel kodlar ve yapay zeka olabilir. Ama çalışma mantığı için verilebilecek en kısa yanıt “bir insan gibi” olacaktır.

RPA’nın açılımı olan “robotik süreç otomasyonu” ifadesi ilk başta akılları karıştırabilir. Ama kesinlikle doğru bir tanım. Çünkü RPA, insan çalışanlar tarafından manuel olarak yürütülen süreçlerin, yazılım robotları tarafından otomatize bir şekilde üstlenilmesini ifade eder.

Çalışanlarınızı Kopyalamaktan Fazlası

RPA robotları, temel itibariyle çalışanlarınızın üzerindeki rutin görevleri üstlenir. Bu sanal çalışanınız tıpkı şirketin insan personellerinden biriymiş gibi belirlenmiş saatlerde ilgili sistemlere, uygulamalara ve verilere erişir. Bu verilerden çeşitli raporlar oluşturur ve bunları ilgili kişi ya da sistemlere yönlendirir.

Banka mutabakatları gibi bazı finansal operasyonlarda verilerin gece yarısından sonra alınması gerekir. Manuel süreçlerde bu ihtiyacı karşılayacak verileri almak için ilgili personelin gece yarısı bilgisayarının başında olması gerekirken, RPA robotlarının mesai bağımsız çalışabilmesi 7/24 sürecin işlemesini sağlar. Herkes uykudayken robotlar işbaşı yapar, belirlenmiş kaynak ve sistemlerden gerekli verileri toplar, doğruluğunu kontrol eder, analizi gerçekleştirir, raporu hazırlar ve yöneticilere iletir. Bu hem daha hızlı bir süreç hem de daha tutarlı ve zengin sonuçlar demektir.

Teknik Olarak RPA Nasıl Çalışır?

Teknik açıdan bakıldığında ise RPA için hizmet alınan kurum, sürecin en başında size özel bir robot geliştirir. Bu robot, mevcut iş akışlarında bir değişiklik yapılması gerekmeden tamamen uyumlu bir şekilde görevleri üstlenir. Rutin, tekrarlayan iş birimi bağımsız süreçlerin tamamlanmasını sağlar.

RPA araçlarının verileri toplamak için kaynaklara entegre edilebileceği pek çok seçenek vardır. Bunlardan biri, backend sistemler olarak tanımlanan, arka uçtaki veritabanları ve kurumsal web servislerine bağlantıdır. Diğer bir seçenekte ise frontend, yani ön plandaki sistemler kaynak olarak kullanılır.

RPA Hangi Sistemlerle Entegrasyon Sağlar?

RPA’nın entegre olabileceği pek çok sistem vardır. Örneğin CRM uygulamaları sıkça kullanılanlardan biri olarak karşımıza çıkar. Finansal sistemler, tedarik zinciri araçları, MS Excel ya da PDF dosyalarının her biri RPA için kaynak görevi üstlenir. Burada önemli olan, ilgili raporların hazırlandığı alanda ne kullanıldığıdır aslında. RPA teknolojisi, yetenekleri sayesinde neredeyse platform bağımsız bir veri yönetim aracı niteliğindedir.

RPA ve Otomasyon

RPA için önemli konulardan biri belirlenen görevin nasıl bölüneceği ve keşfedileceğidir. İhtiyaç doğru bir şekilde belirlendikten sonra süreç basit görevlerden oluşuyorsa süreç kaydı, karmaşık bir yapı söz konusuysa katmanlı bir yaklaşım tercih edilir. Katmanlı yaklaşımlarda süreç otomasyonunu oluşturan bölümler, her biri belirli fonksiyonlardan sorumlu olan farklı katmanlara bölünür. Otomasyon tasarımı odaklı bu yaklaşım sonraki geliştirmeler için de kolaylaştırıcı bir zemin sunar.

Süreç kaydı ise basit bir ifadeyle MS Excel’de bir dizi adımı işlemek için makro oluşturmaya benzer. İşlem kayıtları, kullanıcının gerçekleştirdiği adımları izler ve bunları tasarlanmış bir iş akışına dönüştürür. Bununla birlikte müşteriye ait detaylara göre bir talebi onaylama ya da reddetme gibi nüansları yakalayamaz. Bu da başta belirlenmiş süreçte çeşitli değişiklik ve güncellemelere gidilmesine neden olur.

RPA ve Yapay Zeka İlişkisi

RPA’yı farklılaştıran unsurlardan biri yapay zeka kullanımıdır. Yapay zeka algoritmaları, örneğin bir form üzerinden optik karakter tanıma (OCR), yazı analitiği gibi alanlarda devreye girer. Özellikle bir form üzerinden veri çekileceği zaman verinin doğruluğunu kontrol etme de yapay zekanın görevleri arasındadır. Yapay zeka form üzerindeki yazıları, hatta fotoğraf gibi görselleri kontrol ederek veri doğrulamasını da üstlenir.

Yapay zekanın kendini geliştirebilme yeteneği de RPA’da kullanılan bir faydadır. Yapay zeka, insan çalışanların istisnai durumları değerlendirme biçimlerini öğrenebilir. Böylece kontrol seviyesini otomatize etmekle kalmaz, aynı zamanda üst seviyeye de taşıyabilir.